חמש דרכים בטוחות להרוס אירוע יקר

זה קורה לכל אחד מאתנו פעם אחת בחיים. זו יכולה להיות חתונה, בר מצווה, ברית מילה, או כל אירוע משמעותי אחר שהחלטתם לארגן. אתם מזמינים את החברים, המכרים ובני המשפחה, ומרגישים שהפעם אתם נבחנים באמת – והצלחת האירוע תבסס את מעמדכם אחת ולתמיד.
המחיר בשמיים, אבל החלטתם שהפעם תשלמו אותו בחפץ לב – מפני שההצלחה חשובה לכם יותר מהכל. הבעיה מתחילה כשהמחיר המפוצץ לא תמיד מוליד אירוע מוצלח.

גם אם השגתם את מערכות הסאונד והתאורה היקרות ביותר, את הדי ג'יי המפורסם מהולנד, או השף החלומי ממסעדת יוקרה בפאריס – ייתכן ולא חשבתם כיצד כל המרכיבים הללו מבשילים לאירוע אחד טוב, מהודק ומדויק.

לפניכם חמש שגיאות ותרחישים פסימיים הנובעים מחוסר התאמה בין הפרטים הקטנים. נא לא לנסות בבית.

לתת בראש כשהבטן מלאה – זוג צעיר שפינטז על החתונה המושלמת, ואף קבע את החתונה לפי לוח הזמנים של די-ג'יי מבוקש ביותר. חלוקת האחריות בין בני המשפחה יצרה מצב בו הרכב התפריט לא הותאם כלל לאופי האירוע התרבותי, שהיה אמור לעמוד במרכז האירוע. התפריט האיכותי שהורכב מאוכל בשרי וכבד, הותיר את רחבת הריקודים מיותמת, ואת הזוג הצעיר המום מנטישת האורחים.
אם אתם מבססים את האירוע שלכם על ריקודים סוערים, כדאי להתאים לכך תפריט קל המבוסס על מנות קטנות ומתוחכמות, אבל לא על כמויות מטורפות. כדאי מאד לשתף בקונספט הזה את כל מי שמארגן את החתונה,וגם את המוזמנים.

צלמים בחושך – זוג צעיר, בוגרי אחד מבתי הספר למשחק הידועים בארץ, ארגנו חתונה בסגנון גוטי, וביקשו מחבריהם ומהאורחים לבוא מחופשים. מארגן האירוע ארגן אווירה אפלולית ומפחידה, שתיחרט בלבם של כל המשתתפים. כבר במהלך האירוע התלונן הצלם כי הוא מתקשה לצלם בגלל חסרון בתאורה, וחוסר בסרטי צילום רגישים. בני הזוג ציפו בכיליון עיניים לאלבום החתונה, על מנת לראות את חבריהם השחקנים בשלל תחפושות ופוזות. משהגיע האלבום הדק והדל, לא ידעו בני הזוג את נפשם מרוב אכזבה.
התאמת תאורה לאירוע חייבת לבוא בתיאום עם יתר אנשי השירות המשתתפים באירוע שכזה. צלמי סטילס אינם בעלי המקצוע היחידים המתקשים להתמודד עם תאורה עמומה. גם צלמי וידאו ומלצרים עמוסי מנות עלולים למצוא את עצמם מתקשים למלא את תפקידם – ולכן יש להכין אותם לכך על מנת שיישרו קו. משנבחר הקונספט המתאים לבעלי האירוע, נותני השירות חייבים לעשות הכל על מנת שהאירוע יצליח מעל ומעבר לציפיות.

ארוחה קלה – ריהוט כבד – אווירה דינמית וקלה בבר מצווה פוספסה בגלל חוסר מחשבה על ריהוט נכון ומותאם. מארגני האירוע הכינו בראנץ' של "fingers food" טעים להפליא, אך חגגו אותו במקום עם כיסאות כבדים ושולחנות עץ מסיביים. האווירה הייתה כשל אירוע מכובד מאד, שלא הוקדשה בו מספיק מחשבה. רוב האורחים יצאו מהאירוע בהרגשה ש"לא היה מה לאכול". באופן לא מפתיע, כמעט אף אחד מהאורחים לא הטריח את עצמו לקום מהכיסאות המרופדים אל רחבת הריקודים, שם נשמעה מוזיקה עליזה אך תלושה.
אווירה נוצרת מהתאמה מדוקדקת בין התפריט, המוזיקה, התאורה, הריהוט ואופי האורחים. כיבוד קל שכזה, אלגנטי ואנין ככל שיהיה, מחייב ישיבה הרבה פחות פורמלית, יותר צעירה ודינמית (פינות ישיבה נמוכות, ספות סלון, שולחנות בר וכו'). מי שלא לוקח מרכיב חיוני אחד בחשבון, עלול למצוא את עצמו במסיבה הרוסה ומבוזבזת, ייתכן אפילו מבלי להבין מה גרם להרס האירוע.

ישיבה נוחה בתנאי שטח – חתונת כסף שנערכה על חוף הים, הצטיינה מאד בצורות ישיבה שונות המותאמות לכלל הגילאים, החל מכיסאות נוחים על משטח קשה למבוגרים שבחבורה, וכלה בכריות ומחצלות לצעירים ולילדים. אך מה שלא נלקח בחשבון היה הגישה למקום שנבחר – והוא חוף הים. חלק מהמוזמנים התקשו לעבור ממגרש החניה לאירוע ובחזרה.
גם שביל עשוי משטחי עץ פשוטים, יכול להוות את ההבדל בין הצלחה מרנינה לכישלון מהדהד.

מזג האוויר למחר – כצפוי בעונה – כבר עם תחילת אוקטובר, אסור לסמוך על חזאים ושאר חוזי עתידות. גם 4% סיכוי לגשם יכול להסתיים ב-100% אורחים רטובים, שלא לדבר על מערכות הגברה ותאורה שעלולות לצאת מכלל פעולה.
תמיד כדאי למצוא אלטרנטיבה, עם אפשרות למקום קצת פחות אקזוטי, אבל בטוח, כששינוי המיקום יכול להינתן בהתראה של מספר ימים מראש. לאלה שלא מוכנים לוותר על האירוע בטבע, עומדים שלל פתרונות ניידים – אוהלים, פטריות חימום, הצללות, מאווררים – שעשויים להציל את האירוע מכוחות הטבע.

האהבה תמיד מנצחת – תרחישי אימה לפקשוש האירוע לא חסרים, לצערנו הרב. רוב הכשלים כבר זועקים ברמת התכנון המוקדם שעל הדף. חלוקת הגזרות בין מספר אנשים הפועלים ללא תיאום, הינה דרך בטוחה להפוך אירוע חשוב לכישלון קולוסאלי. אך לא צריך להיכנס לפאניקה. עקרון היסוד הוא אהבה. כשאתם בונים אירוע, נסו לבחור ספקים שאוהבים באמת את מה שהם עושים. שאלו אותם למה הם במקצוע הזה. דברו איתם על העסק שלהם – על מוסיקה, על מסעדות, על נופים, על צילומים. תראו את הברק בעיניים. אם הניצוץ כבר לא קיים, ייתכן שהם התעייפו, ועלולים להירדם דווקא באירוע שלכם.


אתר האינטרנט של "טליה גורמה ידידותי":
www.tal-ya.co.il






היו הראשונים להגיב...

כתבו תגובה