רשת בתי הקפה "ארומה" בחרה בפתרון הענן Office 365 של מיקרוסופט לשדרוג מערך ניהול המשתמשים והדוא"ל בחברה. במסגרת הפרויקט שבוצע על ידי חברת אפריקוט טכנולוגיות, הוחלפו שרתי הדוא"ל בפתרון מבוסס ענן, המאפשר גישה מכל מקום לצוות ההנהלה ומערך הבקרה והתפעול בארץ ובעולם, אבטחה מוגברת ושטח אחסון של 25GB לכל משתמש.

רשת ארומה כוללת יותר מ- 100 סניפים ונקודות מכירה בארץ ובעולם, ומעסיקה אלפי עובדים. עד כה תשתית המיילים בארומה הייתה מבוססת על שרת Exchange 2003. בשל מספר הסניפים שהולך וגדל, וכן הרחבת צוות הניהול והבקרה אשר עבודתם מתאפיינת בניידות רבה, נוצר צורך ארגוני לשדרוג תשתית תקשורת המיילים שתאפשר קיבולת גבוהה יותר וגישה מכל מקום ללא מגבלה וללא צורך בתחזוקה שוטפת ופתרון תקלות על ידי מנהל ה- IT.

לאחר התלבטות בין מספר פתרונות נבחר Office 365 כפיתרון האופטימאי שנותן מענה לכל הצרכים- שימוש בכלים המוכרים לעובדים, מתן הטבה בשדרוג לגרסת Professional Office 2010, גישה לתיבת המייל מכל מקום ומכל מכשיר על ידי מנהלי החנויות והסוכנים בארץ ובעולם ללא מגבלה, סנכרון יומנים בין העובדים להנהלה והמזכירות לקביעת פגישות וניצול הזמן באופן יעיל יותר, אבטחה מוגברת על המידע ברמת אבטחה של מיקרוסופט (ללא צורך ברכישת פתרונות אבטחה, סינון ואנטי ספאם), שטח אחסון גדול של 25GB לכל תיבת מייל, ותחזוקה מלאה ופיתרון תקלות על ידי צוות התמיכה של מיקרוסופט בישראל, כך שעבודתו של מנהל ה- IT מופנית לאתגרים הטכנולוגיים האחרים שעמם מתמודדת החברה. תוך שבוע בלבד הוחלפה התשתית וכל תיבות המייל עברו לתשתית ענן מבוססת Office 365.

לדברי שמעון רוזנפלד, מנהל תחום טכנולוגיות בארומה: "תשתית הדואר האלקטרוני בארומה הייתה מבוססת על Exchange 2003 ודרשה תחזוקה שוטפת ופיתרון תקלות של עשרות משתמשים שנבעה ממגבלה של רוחב פס וגישה מרחוק. עמדו בפני מספר חלופות אך לבסוף פיתרון הענן של מיקרוסופט Office 365 שעונה על כלל הצרכים ומאפשר לי כמנהל IT להתפנות למשימות טכנולוגיות אחרות לטובת הארגון".