האנשים המשתתפים באירוע או כינוס מהווים גורם מרכזי בהצלחתו, או חלילה, בכישלונו.
לעיתים קרובות קיים פער גדול בין כמות האנשים המאשרים את בואם, לבין כמות האנשים המגיעים בפועל. על מארגני האירועים לקחת עובדה זו בחשבון, אחרת יישארו עם מושבים ריקים, מזנונים עמוסים ו"חור" בתקציב. מעבר לכך, לעיתים המשתתפים אינם מתאימים להגדרת קהל היעד לאירוע, עובדה הגורמת להשקעת משאבים יקרים בקהל ה"לא נכון". זאת ועוד – גם אם הגיעו האנשים הנכונים, כיצד ניתן לשמור על רמת עניין גבוהה עד סוף היום, מבלי לאבד אותם לאחר ארוחת הצהריים?
ב'ארטרא' המתמחה זה שנים רבות בארגון כנסים ואירועים, כבר נצבר ניסיון וידע רב, הנותנים מענה לשאלות אלה, ולפניכם מספר טיפים:
הניסיון שלנו מלמד שבכינוס ללא תשלום יגיעו בדרך כלל כ- 70% מכלל הנרשמים, ובכנס בתשלום יגיעו כ- 90% מהנרשמים. מערכת רישום גמישה, מערך טלמרקטינג יעיל וכלי מעקב ואשרור נוספים, מאפשרים לשווק את האירוע, לבצע תחזית ריאלית של כמות הנרשמים שיגיעו בפועל, ולהיערך בצורה נכונה מבחינת האמצעים הלוגיסטיים והשירותים הניתנים למשתתפים.
הנה כמה שיטות הניתנות ליישום בקלות יחסית:
בצעו אשרור השתתפות יום–יומיים לפני האירוע – חשוב לבקש מהנרשמים לאשרר הגעתם יום יומיים לפני הכינוס, בייחוד בכנסים ללא תשלום. אפשר לעשות זאת בטלפון, מייל או SMS.
עודדו ביצוע רישום מראש – אם מדובר על רישום בתשלום, כדאי לעודד רישום מוקדם על ידי הוזלת דמי ההשתתפות למקדימים להירשם. סגירת ההרשמה כמה ימים לפני הכינוס, תסייע בצמצום מספר המשתתפים המגיעים ללא הודעה מראש.
אפשרו הרשמה קבוצתית – בכינוסים בתשלום כדאי לתת הנחה לרישום קבוצתי על מנת לעודד הרשמה בתוך ארגונים ומוסדות.
חפשו את אנשי קשר הנכונים שיחסכו בבירוקרטיה ויעזרו בשיווק – בעבודה מול מוסדות יש להיות בקשר מול הגורמים האחראים לאישור ההשתתפות ולביצוע התשלום בפועל. מחלקות משאבי אנוש ומחלקת הדרכה בארגונים גדולים, אף יכולות לסייע בהפצת המידע על הכינוס.
מצאו דרכים יצירתיות להשארת המשתתפים עד סוף האירוע – בכינוסים של יום שלם יש למשתתפים נטייה "לחתוך" לאחר ארוחת הצהריים. ניתן לצמצם את התופעה ע"י קיום הגרלת פרסים או הרצאה מעניינת במיוחד – בסוף היום. בכינוסים הנמשכים יותר מיום אחד, מומלץ לארגן פעילויות ערב.
נסו למצוא מענה למצוקת חניה – רוב המוזמנים מצפים לקבל חניה חינם או לפחות הנחה משמעותית, גם אם מדובר באירוע ללא תשלום, ולבטח כאשר מדובר על כינוס בתשלום. במידה וקיימת מצוקת חניה באזור האירוע, כדאי להפנות את המשתתפים מראש לחנייה ללא תשלום בקרבת מקום האירוע, או לרכוש מראש, ובהנחה, כמות גדולה של מקומות חניה.
חברת ארטרא המתמחה בייזום, ארגון וניהול כנסים בינלאומיים בעולם ובישראל, מארגנת מדי שנה עשרות אירועים וכנסים מקצועיים, ונחשבת מהמובילות בתחומה.
